Julia Linhardt est responsable du Pôle Communication interne & Evénements de Grenoble Ecole de Management (GEM) depuis 7 ans. Elle a mis en place une démarche pour fluidifier l’information entre ses 1500 personnels et 8000 étudiants. 
Sans oublier les temps de rencontres, d’échanges et de convivialité qui restent le cœur du dispositif de communication interne.

En quoi consiste la communication interne à GEM ?

La fonction a été créée il y a un peu plus de 7 ans. C’était une volonté de la direction d’avoir un vrai poste sur ce sujet. Nous sommes 2 aujourd’hui, intégrées au sein d’un service de 20 personnes réparties en 4 pôles : corporate, relations presse, web et digital, communication interne.



Une partie de notre activité porte sur l’organisation d’événementiels destinés à informer et à favoriser la cohésion interne. Nous organisons un séminaire annuel regroupant tout le personnel à la rentrée avec une intervention de la direction, un temps d’incentive, une soirée festive. Tous les 2 mois, il y a une présentation de service ; tous les 3 mois des rencontres avec la direction ; nous proposons des cafés informels très régulièrement.

Nous organisons une journée au ski pour le personnel pendant la semaine étudiante GEM Altigliss Challenge. Toute l’école se retrouve sur les sommets le temps d’une journée ! Il y a également la fête de fin d’année qui regroupe les étudiants et tout le personnel.

Bref, nous multiplions les occasions de nous retrouver, d’échanger, d’informer de manière plus souple. Tous les évènements qui ont lieu dans l’enceinte du bâtiment sont gérés via un outil de réservation avec un système de workflow.


Quels sont les autres outils de communication interne ?

Nous privilégions les outils digitaux. Nous n’avons plus de newsletter.
Nous avons un outil qui nous permet de gérer les 30 écrans répartis sur tout le campus.
Et surtout, nous avons mis en place un réseau social interne depuis 2015.

 
Pouvez-nous nous en dire plus sur ce réseau social interne ?

Il est le fruit d’une réflexion et d’études menées pendant 2 ans. Nous avons travaillé en binôme avec la DSI pour assembler nos compétences et ne rien laisser de côté. Nous avons été accompagnés par un prestataire sur les volets techniques et l’accompagnement au changement.
Nous avons identifié un vrai besoin de faciliter la communication transversale entre les étudiants, les administratifs, les enseignants et les diplômés, de diminuer les mails, de gagner en efficacité et en temps.
Le RSI a été lancé en janvier 2015. Nous avons fait le choix de Yammer, une solution externe. Le système regroupe aujourd’hui près de 13 000 utilisateurs
 

Avez-vous dû faire face à des résistances, des difficultés d’acceptation de l’outil ?

Ce projet a fait l’objet d’un important accompagnement au changement. Nous avons fait des tests sur un outil pilote avec 200 personnes.
Ensuite, il a fallu, bien sûr, informer et former le personnel et les étudiants. C’est un petit bouleversement dans l’accès à l’information. Il faut aujourd’hui aller la chercher en s’abonnant au bon groupe, en suivant les bonnes personnes.
Nous avons la chance de bénéficier du support de la direction ainsi que des ressources humaines qui ont tout de suite utilisé l’outil pour diffuser les infos RH. Si les personnels veulent être informés, ils n’ont pas le choix !
Une autre difficulté a été liée à la période de lancement. Nous avions lancé le réseau social interne en janvier mais le début d’année civil n’est pas adapté au rythme et au fonctionnement d’une école. Les étudiants, en cours d’année, avaient déjà leurs propres outils pour échanger (Facebook et autres réseaux sociaux). Finalement, ce sont eux qui ont été les plus résistants au changement contrairement à ce que nous avions prévu…


Vous avez décidé de ne pas vous arrêter là en lançant cette année un nouvel intranet !



Notre intranet était obsolète, très peu consulté, peu efficace dans ses moteurs de recherche. Nous avons voulu concevoir un outil entièrement orienté utilisateurs. Nous avons, cette fois aussi, travaillé main dans la main avec la DSI pour un lancement en septembre dernier, d’abord pour les collaborateurs et vacataires. Il sera par la suite étendu aux étudiants courant 2018.
 

Quelle a été la méthodologie du projet ?

Nous avons constitué un groupe projet avec la DSI. Nous avons analysé l’intranet existant pour conserver uniquement ce qui était vraiment consulté. Nous avons interrogé les collaborateurs pour concevoir un intranet complètement personnalisable via un système d’applis. Nous avons fait le choix de Sharepoint Online.


En quoi l’intranet et le RSI sont-ils complémentaires ?

Le RSI est utilisé pour l’information chaude, l’actualité, ce qui se passe en temps réel sur le campus. L ‘intranet regroupe les ressources pérennes auxquelles chacun peut avoir accès de manière personnalisée en fonction de ses besoins. Le RSI est intégré sur la page d’accueil de l’intranet avec les annonces de communication institutionnelle. Ces outils sont, bien entendu, conçus en responsive design, accessibles de partout et sur n’importe quel terminal.


En conclusion, comment le digital répond-il aux besoins de communication interne ? A-t-il changé les pratiques, les fondamentaux de la communication interne ?

Oui, effectivement, il faut s’adapter aux nouvelles pratiques autant au niveau personnel qu’au niveau professionnel. La communication interne évolue ; créateurs et diffuseurs d’informations laissent peu à peu place aux animateurs de réseaux !


La communication interne en quelques chiffres

En 2017 :
  • 5,6 heures quotidiennes passées par les cadres français pour traiter leurs mails (les cadres français sont les plus accros à leur messagerie électronique),
  • 87% des cadres consultent leurs messages privés pendant leurs heures de travail,
  • 74% des cadres consultent leurs mails pros et personnels en dehors des horaires de bureau (dont 70% le font devant la télé),
  • 20% des cadres consultent leurs e-mails avant même de sortir de leur lit le matin,
  • 46% des collaborateurs utilisent leur téléphone personnel au travail (+38% par rapport à 2014)


Source : http://www.artatem.com/publications/art-etre-vu/n-13-tendances-digitales-en-communication-interne-pour-2017

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