Comment Stéphane Le Crom, enseignant-chercheur à la faculté des Sciences de Sorbonne Université utilise un RSE comme outil de communication et de management

Stéphane Le Crom est à la tête d’une UMS (unité mixte de service) dédiée aux développements et aux plateformes technologiques en biologie et en santé. En 2016 il crée RésOmique, un réseau social d’entreprise (RSE) basé sur l’outil Jamespot, le même que l’ARCES. #1Changer la culture du mail
« Le courrier électronique n’est pas un mode adapté à l’envoi d’informations à plusieurs personnes, explique Stéphane Le Crom. L’idée est de ne plus réfléchir aux destinataires du message à envoyer mais plutôt à son contenu. » Mais la culture du mail a la vie dure. « À chaque fois que quelqu’un m’envoie une question par mail dont je pense que la réponse est dans le réseau social et qu’elle va intéresser plusieurs personnes, je dois le convaincre d’aller la poser dans le réseau. » Ce sont nos supérieurs qui s’habituent le moins vite au RSE car ils se sentent dépossédés du pouvoir de diffuser ou non une information qui leur appartenait auparavant. « En revanche, je ne leur réponds pas par mail : ils doivent se connecter à l’outil s’ils ont besoin d’informations. »

 #2Collaborer, communiquer autrement
« L’objectif principal de l’outil collaboratif est de changer précisément notre mode de collaboration poursuit Stéphane Le Crom : celui qui détient l’information la rend accessible à tous et celui qui la reçoit décide de la lire ou non». Le réseau social d’entreprise permet de régler la fréquence de réception et le contenu des messages. Le risque étant d’en recevoir trop, l’utilisateur peut régler finement ses paramètres de réception. « Ainsi, je ne me pose plus la question de « à qui » et « quand » j’ai envoyé l’information. Comme elle est archivée dans l’outil, chacun pourra toujours en disposer et ne manquera rien même si elle n’est pas encore abonnée au groupe thématique. »

 #3Faciliter le suivi des informations
Un annuaire connecte l’ensemble des membres du réseau et les échanges se font par groupe thématique, lesquels sont plus ou moins actifs selon le thème abordé. « Les groupes les plus vivants sont ceux avec des enjeux importants, stratégiques ou financiers, constate Stéphane Le Crom, puis viennent ceux qui impliquent les décideurs et le partage de documents importants (compte-rendus de Conseil Scientifique, comités de direction).

 #4Organiser la ressource documentaire
90% des gens qui doivent avoir accès à des documents n’en ont pas besoin au moment où le mail est envoyé. L’outil indexe donc tous les contenus et en conserve l’historique, que ce soient des annonces (actualités, évènements, séminaires) ou des pièces jointes : ils sont accessibles au moment où les utilisateurs en ont besoin.

 #5Gagner du temps
Quelles sont les priorités ? À qui s’adresse-t-on et comment ? Le Réseau social d’entreprise aide à répondre à ces questions et devient ainsi un précieux levier de gestion du temps et donc de management. Non seulement il permet de limiter la quantité de temps passée en réunion et de les optimiser en amont (grâce à un outil de sondage et de partage de documents type doodle) mais il facilite aussi la gestion des priorités, la planification, la focalisation sur des sujets précis et la connexion de toutes les personnes intéressées entre elles.

 Quelques indicateurs de RéOmique
  • Les groupes projets (demande de moyens, restructurations, organisations, ..) représentent 34% des commentaires postés de novembre puis viennent les actualités à hauteur de 26% devant le partage d’informations et de bonnes pratiques qui ne représente que 25% de l’activité.
  • 15% de « publieurs hyper actifs » sur 132 utilisateurs abonnés au 1er semestre 2018
  • 37% de taux d’engagement c’est à dire le nombre de personnes qui interagissent (rédaction d’un commentaire, d’un article, d’un avis, etc..)
  • Contrairement à ce qu’on aurait pu croire, ce ne sont pas les plus jeunes qui s’investissent sur le réseau collaboratif mais les personnes qui ont le plus d’expérience ou de responsabilité, chefs d’équipe, responsables de plateforme, …

Naissance de RésOmique
RésOmique rassemble un réseau d’une centaine d’experts (plateformes en biologie et santé http://bit.ly/ReseauOmique) répartis sur une dizaine de sites de Sorbonne Université. Tous les participants trouvaient pertinent le principe d’avoir un réseau de « référents » par entité jusqu’au moment de les désigner : aucun candidat ne s’est présenté. L’objectif a donc été de trouver un outil pour les mettre en contact entre eux grâce à un annuaire commun et de partager l’information en groupes thématiques. Le cahier des charges s’est élaboré sur cette philosophie de base, sans oublier les aspects réglementaire, technique et économique.

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