Trois conférences en ligne organisées en partenariat avec l’Arces, 2 avec Campus Com et Euprio le 18 juin, et la dernière avec Campus Matin et Comosup le 9 juillet, ont permis d’effectuer un premier bilan de la traversée de la crise sanitaire par les services communication des établissements d’enseignement supérieur. Retour sur quelques idées-clefs*. 

La communication au cœur de la crise
François Germinet président de CY Cergy Paris Université et du comité communication et attractivité des universités de la CPU l’a dit : « la crise a accéléré la prise de conscience de l’enjeu stratégique de la communication au sein des établissements ». Si seuls 56 % des directeurs de la communication des universités et écoles font partie du comité de direction selon le dernier Observatoire des Métiers de la communication de l'Arces, (mai 2019), ils se sont bien retrouvés en première ligne pour soutenir les plans de continuité dans tous les secteurs de l’Université durant la pandémie.
Pour Jérôme Guilbert, directeur de la communication de Sciences Po Paris, « il s’agit d’une évolution historique très importante. D’un statut de fonction support, la communication est réellement devenue une fonction stratégique ». Cette crise aura effectivement placé le communicant au centre, et mis en lumière son rôle : leur présence est nécessaire, car leurs canaux sont indispensables pour faire passer des messages. Les dircoms savent ce qui rassure, ce qu’il faut communiquer, etc. 
 
Transparence et réactivité
Écoles et universités françaises ou européennes, toutes ont vu basculer du jour au lendemain tout leur "modus operandi" en ligne. Pour Jan Dries, directeur de la communication de l'université d'Anvers en Belgique et président d'EUPRIO, il est certain que la manière dont les institutions - et les pays - ont géré le coronavirus a démontré qu'une communication honnête et opportune est essentielle pour gagner la confiance et le soutien des principales parties prenantes. Rarement les messages délivrés par les services communication des établissements pendant la pandémie auront autant atteint leurs cibles et, de fait, légitimé leurs auteurs. 
 

Décloisonnement des services
En particulier, la communication interne, sujet de la seconde conférence COVID19- quel impact sur les actions des services de communication interne ?, organisée par Campus Matin, a été impactée dès les premières heures du confinement. Pour garder le lien avec le personnel et les étudiants, il a fallu mettre en place une communication homogène entre les personnels, les étudiants et les parents, le mot d'ordre étant de rassurer, aujourd’hui encore en vue de la rentrée. Le plus difficile, pour les intervenants de cette conférence a été d’apaiser les publics internes face à une communication gouvernementale très anxiogène, les services communication, RH et numérique ont de ce fait travaillé en étroite collaboration. 
 
Des outils inventifs, des initiatives performantes

  • Les réseaux sociaux, canal privilégié vers les étudiants. Les universités ont privilégié les mails et les réseaux sociaux pour relayer les informations au plus près des étudiants. Un constat qu’Alice Guilhon, directrice générale de Skema Business School, observe également du côté des écoles. Les réseaux sociaux sont devenus le canal privilégié des étudiants, c’est pourquoi les établissements intensifient sur ces réseaux une communication qui doit rester intelligente, active sans être pesante. Écoles et universités ont en très grande majorité créé des pages ou même des sites internet dédiés à la crise, comme l’Université Grenoble Alpes. 
  • En ce qui concerne la communication interne, des groupes Whatsapp se sont créés au sein des équipes pour garder le lien de manière informelle, ainsi que des « café-visio » pour permettre un décloisonnement des sujets et des personnels. D’une manière générale, la com interne s’est appuyée sur des intranets fonctionnels et parfois des webinaires. A destination des managers, les DRH ont mis à disposition des tutos pour une bonne installation du travail à distance ainsi que des outils de management à distance mis en forme par les services com.
  • Une newsroom a été créée sur le site internet de Sciences Po Paris pour suivre l'évolution de la situation et des annonces gouvernementales ainsi qu’une rubrique entièrement dédiée à la Covid-19, accessible depuis la page d’accueil. Jérôme Guilbert a présenté son dispositif en « trois couches d’informations » : les messages envoyés à la communauté, signés le plus souvent par le directeur ou le président ; une rubrique sur le site internet dédié à la Covid-19 à destination du grand public, mais aussi les étudiants étrangers, les candidats à Sciences Po ; des contenus sur les différents aspects de la crise elle-même, produits par les chercheurs en SHS de Sciences Po. 

Gérer la crise dans la crise 
 David Diné, directeur de la communication de l’Université de Lorraine, a témoigné de sa gestion d’une attaque sur les réseaux sociaux de l’Université (#honteunivlorraine), après l’annonce du maintien d’examens en ligne et en direct par son Université. Pour lui, il faut accepter qu’un hashtag puisse être utilisé comme une arme, rester humble face à ce type de situation et accepter le torrent, d’autant plus que le lendemain ce hashtag est devenu national pour dénoncer une situation plus large. L’équipe de communication a dû rester en veille pour comprendre la raison d’un tel déferlement qui a finalement disparu en 48 heures.
 
Une Rentrée 2020 phygitale
Pour Jérôme Guilbert les communicants vont devoir porter le nouveau modèle de l’enseignement hybride et le rendre attractif notamment pour les étudiants internationaux. Annelaure Oudinot, directrice de la communication de Grenoble Ecole Management, indique que nous basculons dans une communication « phygitale », mixant présentiel et distanciel. Lire son interview sur le site de l’Arces. 
 

Avec pour thème « Les enjeux de la communication post Covid-19 » l’agence Campus Com et l’Arces ont réuni presque 570 participants différents sur toute la durée de la conférence (sur 609 inscrits) issus de plus de 300 établissements différents : majoritairement français (80%), mais aussi suisses, belges, espagnols, anglais, italiens, polonais, marocains, libanais, canadiens et américains. Avec un très bon taux de participation pendant la conférence : 71% des participants ont utilisé le chat et l'outil pour poser des questions.
Prochaines conférences CampusCom (en présentiel) :
- le 15 octobre 2020 à Paris consacrée aux nouveaux enjeux économiques de l'ESR
- le 10 décembre 2020 à Paris dédiée à la communication scientifique en partenariat avec l’Arces

 
 
*Synthèse réalisée à partir des articles/notes/synthèses de plusieurs membres de l’ARCES, dont Christine LEGRAND, Directrice de la communication et des relations entreprises de CPE Lyon, Emilie SINTES Chargée de communication et relations presse de CPE Lyon, Nic Mitchell, EUPRIO, University World News. 

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